Структура ежемесячного отчета координатора

Проект «Стабильная поддержка» (БФ «Внуки»).

Отчет – не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным

Эта форма разработана с учетом методологии, задач по регулярному сопровождению и необходимости отслеживать как количественные показатели (для CRM), так и качественные (для профилактики выгорания и PR).

Отчет разделен на 4 логических блока: Цифры, Качество связей, Работа с командой, Истории/Проблемы.

БЛОК 1. Движение участников (Статистика)

Этот блок показывает динамику базы и нагрузку на координатора.

Показатель На начало месяца Пришло (нов.) Выбыло/Ушло Комментарий На конец месяца
Волонтеры
Подопечные
Пары

БЛОК 2. Мониторинг пар (Качество сопровождения)

Оценка устойчивости связей согласно стандарту: минимум 1 визит в месяц + 1 звонок в неделю.

1. Выполнение стандарта сопровождения:

  • Количество пар, выполнивших стандарт (были и звонки, и визиты): ____
  • Количество пар, поддерживающих связь только по телефону: ____
  • Количество пар, где не было контактов за месяц (требуют внимания): ____

2. «Светофор» состояния пар (субъективная оценка координатора):

  • 🟢 Зеленая зона (Стабильно): ____ пар. (Контакт налажен, помощь регулярна, проблем нет).
  • 🟡 Желтая зона (Внимание): ____ пар. (Есть пропуски общения, мелкие недопонимания, волонтер устал или снизил активность).
    • Краткий комментарий по «желтым» парам (меры реагирования):
      __________________________
  • 🔴 Красная зона (Риск разрыва): ____ пар. (Контакт потерян, конфликт, жалобы подопечного или волонтера).
    • Краткий комментарий по «красным» парам (меры реагирования): ___________________

3. Адресная помощь (разовые услуги):

Результаты ежемесячного опроса волонтеров: что кроме общения вы сделали для вашего подопечного: ___________________

БЛОК 3. Работа с волонтерской командой

Отражает функции координатора по удержанию и поддержке волонтеров.

1. Инсайты (доп результаты работы с волонтерами):

_________________________________________________________________________

2. Проблемы команды:

  • Есть ли признаки выгорания у кого-то из волонтеров? (Имя, симптомы, предпринятые меры)

БЛОК 4. Качественный анализ (Смыслы и PR)

Информация для грантовых отчетов, соцсетей и улучшения технологии.

1. «История месяца» (Успех):

2. Обратная связь от подопечных: Жалобы, благодарности, новые потребности, выявленные в ходе мониторинга.

3. Трудности и запрос к Фонду: С какими проблемами столкнулись (административные, ресурсные, методические)? Какая помощь нужна от центрального офиса?

БЛОК 5. Предложения для обсуждения

Комментарий
_______________________________________________________________________

Навигация